Wie vermeide ich Dupli­kate? 4 Tipps für saubere Asset-Bestände

Duplikate entstehen, wenn dieselbe Datei mehrfach gespeichert, hochgeladen oder in unterschiedlichen Systemen abgelegt wird. Das klingt zunächst nach einem kleinen Ordnungsproblem, kann aber ernste Folgen haben. Denn wenn niemand mehr weiß, welche Version die aktuelle ist, landet schnell ein veraltetes Bild auf der Website oder eine falsche Datei in der Broschüre. Im schlimmsten Fall wird ein Motiv genutzt, dessen Lizenz längst abgelaufen ist, und aus dem Ordnungsproblem wird eine Lizenzrechtsverletzung. Hinzu kommt der Imageschaden, wenn fehlerhafte oder nicht freigegebene Inhalte öffentlich sichtbar werden. Wir haben vier Tipps für Sie bereitgestellt, mit denen Duplikate erst gar nicht entstehen.  

1. Verwenden Sie eine eindeu­tige Benen­nung und Taxo­nomie 

Dateinamen sollten nach einer nachvollziehbaren Logik aufgebaut sein. Bezeichnungen wie final, neu oder aktuell schaffen nur Chaos. Besser ist eine Struktur, die für alle Beteiligten verständlich ist. Je nach Unternehmen können darin beispielsweise Datum, Produktnummer oder Kampagne enthalten sein. Noch wichtiger als der Dateiname ist eine gemeinsame, im Team akzeptierte Taxonomie. Inhalte werden dabei nicht nur über Ordnerstrukturen eingeordnet, sondern anhand definierter Merkmale klassifiziert. So bringen Sie Ordnung ins Datenchaos!

2. Defi­nieren Sie eine klare Versio­nie­rung 

Eine neue Bearbeitungsstufe sollte nicht automatisch eine neue, unabhängige Datei erzeugen. Stattdessen braucht es eine klare Regel: Wann handelt es sich um eine neue Version eines bestehenden Assets und wann tatsächlich um ein neues Asset? In einem DAM lassen sich verschiedene Versionen unter einem gemeinsamen Asset verwalten. Mitarbeitende sehen dadurch, welche Version aktuell ist. Frühere Bearbeitungsstände bleiben trotzdem nachvollziehbar. 

Was sind Dupli­kate? 

Von einem Duplikat spricht man, wenn derselbe digitale Inhalt mehrfach vorhanden ist. Das kann eine identische Kopie sein. Häufig sind Duplikate aber weniger eindeutig. Ein Produktbild liegt beispielsweise als produkt_final.jpg, produkt_final_neu.jpg und produkt_final_v2.jpg in verschiedenen Ordnern. Technisch sind das drei Dateien. Inhaltlich können sie identisch sein oder sich nur geringfügig unterscheiden. 

Genau hier beginnt das eigentliche Problem. Mitarbeitende müssen entscheiden, welche Datei aktuell und freigegeben ist. Je mehr Personen und Systeme beteiligt sind, desto schwieriger wird diese Entscheidung. Duplikate können außerdem entstehen, wenn Dateien lokal gespeichert, per E-Mail verschickt und später erneut in gemeinsame Ablagen hochgeladen werden. So entwickeln sich mit der Zeit parallele Datenbestände. 

3. Legen Sie eine eindeu­tige Quelle fest 

Ein Asset sollte einen definierten Ursprung haben. Wenn Bilder gleichzeitig in Netzlaufwerken, Cloudspeichern, CMS-Systemen und lokalen Ordnern gepflegt werden, entstehen zwangsläufig parallele Bestände. Deshalb sollte klar sein, welches System die führende Quelle für digitale Assets ist. Häufig übernimmt ein DAM diese Rolle als sogenannte Single Source of Truth. Andere Systeme greifen auf die dort verwalteten Dateien zu, statt eigene Kopien dauerhaft zu speichern. Änderungen müssen dadurch nur an einer Stelle vorgenommen werden. 

4. Regeln Sie, wer Assets anlegen und hoch­laden darf 

Technik allein verhindert keine Duplikate. Auch der Uploadprozess muss eindeutig geregelt sein. Wenn jeder Nutzer Dateien ohne Prüfung beliebig neu anlegen kann, wächst der Datenbestand schnell unkontrolliert. Sinnvoll sind deshalb klare Rollen und Verantwortlichkeiten. Vor dem Upload sollte beispielsweise geprüft werden, ob ein entsprechendes Asset bereits existiert. Bei größeren Organisationen kann zusätzlich festgelegt werden, welche Teams neue Assets erstellen dürfen und welche Personen bestehende Inhalte lediglich verwenden. 

Wie hilft ein DAM dabei, Dupli­kate daue­r­haft zu vermeiden? 

Ein Digital Asset Management System (DAM) schafft eine eindeutige Quelle für Bilder, Videos, Dokumente und andere digitale Assets. Statt mehrere Kopien in unterschiedlichen Systemen zu pflegen, greifen Anwendungen und Mitarbeiter auf denselben Bestand zurück. Gleichzeitig macht eine strukturierte Versionierung sichtbar, welche Datei aktuell ist. Metadaten sorgen dafür, dass Assets unabhängig vom Dateinamen zuverlässig gefunden werden können. Auch Uploadprozesse lassen sich besser steuern. Bestehende Inhalte können vor dem Anlegen eines neuen Assets gesucht oder technisch abgeglichen werden. 

Wie SixOMC Sie dabei unterstützt, Dupli­kate zu vermeiden

Mit SixOMC bietet Six Offene Systeme eine zentrale Plattform für die Verwaltung digitaler Assets. Bilder, Videos und Dokumente werden an einem definierten Ort gepflegt. So entsteht eine verlässliche Quelle für aktuelle und freigegebene Inhalte. SixOMC unterstützt klare Versionierung, strukturierte Metadaten und geregelte Prozesse rund um Upload, Freigabe und Nutzung. Dadurch lässt sich besser nachvollziehen, welches Asset aktuell ist und ob ein Inhalt bereits vorhanden ist. Six begleitet Unternehmen dabei nicht nur technisch. Gemeinsam werden bestehende Abläufe betrachtet und so in SixOMC abgebildet, dass sie zum Arbeitsalltag passen. Das hilft, Duplikate nicht erst später zu bereinigen, sondern ihre Entstehung möglichst früh zu vermeiden.

Michael Dreisigacker ist Marketing Manager bei Six Offene Systeme mit Fokus auf ganzheitliche Kommunikationsstrategien. Als gelernter Online-Redakteur ist er unter anderem verantwortlich für zielgruppenspezifische Texterstellung und die konzeptionelle Gestaltung unserer Website. Mit seinem Know-How in Sachen SEO/GEO beschäftigt sich Michael außerdem mit der Steigerung der Online-Sichtbarkeit unserer Produkte.

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