Erste Hilfe bei Datenchaos: mit diesen 5 Sofort-Maßnahmen schaffen Sie Ordnung

 

Kennen Sie das? Die aktuelle Produktabbildung liegt nicht da, wo Sie sie erwartet haben. Sie finden schon wieder zwei augenscheinlich gleiche Dateien und wissen nicht, welche die richtige ist. Ihnen fehlt das Passwort, um das angepasste Logo aus Figma herauszuholen und die Gestalterin hat sich gerade in den Feierabend verabschiedet.

Ganz schön anstrengend! Aber Alltag für viele Marketing-Teams. Eine grundlegende Lösung muss her, ein strukturiertes Digital Asset Management. Was Sie aber in diesem Moment nicht brauchen können, ist eine unproduktive Tool-Diskussion. Sie brauchen Sofort-Maßnahmen, mit denen Sie Ihr Datenchaos noch heute in den Griff bekommen.

 

1. Eine temporäre Single Source of Truth definieren 

Wählen Sie einen Ort. Nur einen! Dieser ist ab jetzt Ihre Single Source of Truth (SSOT). Das kann ein klar definierter SharePoint-Bereich sein. Oder ein dedizierter Ordner auf Ihren Servern. Entscheidend ist nicht die technische Perfektion. Entscheidend ist, dass alle ab sofort nur noch diesen Ablageort verwenden. Ab einem klar kommunizierten Stichtag werden alle neuen Assets ausschließlich dort abgelegt. Keine lokalen Parallelspeicherungen! Keine Ausnahmen nach dem Motto: Ich lege es erst einmal hier ab.

2. Alte Strukturen in den Lesemodus versetzen

Bestehende Server, Cloud-Ordner und lokale Laufwerke bleiben unangetastet. Schließlich wollen Sie den Zugriff auf Ihre Dateien nicht verlieren. Aber de facto gelten sie ab dem Stichtag als Archiv. Das bedeutet: Sie dienen nur noch zur Recherche. Nicht mehr zur aktiven Ablage neuer Dateien. Wenn möglich, unterbinden Sie dies, indem Sie die Ordner in den Lesemodus versetzen. So verhindern Sie weiteres Wachstum des Chaos, ohne Arbeitsprozesse zu blockieren. Sollten Assets aus diesen alten Ablageorten editiert und neu gespeichert werden, landen sie selbstverständlich im neuen Ordner. Kleiner Tipp: Löschen Sie die veraltete Version im alten Ordner direkt. 

3. Dateien einheitlich benennen

Die einheitliche Benennung von Dateien klingt banal, ist aber oft harte Arbeit. So viele Einzelfälle sind zu betrachten, so viele unterschiedliche Systeme gibt es. Für Ordnung statt Datenchaos ist eine einheitliche Benennung aber essenziell. Beschäftigen Sie sich mit einem ausgeklügelten System später. Legen Sie für jetzt eine temporäre Benennung fest, um nicht noch mehr Chaos zu stiften. Für die Übergangsphase reicht eine einfache Regelstruktur, die sich auf die wichtigsten drei Infos beschränkt. Entscheidend ist nicht die Perfektion der Logik. Entscheidend ist auch hier, dass alle ab jetzt dieselbe Struktur verwenden. 

Beispiel für Bilder: JahrMonatTag_Kampagne_Motiv.jpg

4. Regeln transparent und deutlich im Team kommunizieren 

Eine Übergangslösung funktioniert nur, wenn sie klar kommuniziert wird und im Team auf Akzeptanz stößt. Datenchaos entsteht selten deshalb, weil es keine Lösungen gibt. Meist fehlt eine Regelung, die im Arbeitsalltag wirklich angenommen wird. 

Wichtig ist deshalb eine Kommunikation, die Orientierung gibt, statt Widerstand auszulösen. Erklären Sie Ihrem Team, warum die Maßnahmen notwendig sind und was sich konkret ändert. Hilfreich ist eine zentrale Dokumentation. So haben alle jederzeit Zugriff auf die neuen Regeln und auf ein einfaches How-to. 

5. Analyse vorbereiten und langfristige Lösungen erörtern 

Nachdem Sie diese Maßnahmen umgesetzt haben, beginnt die Analyse. Jetzt zeigt sich, wo Prozesse noch haken, welche Sonderfälle auftauchen und was Ihr Team langfristig wirklich braucht. Eine Übergangslösung ist dann besonders wertvoll, wenn Sie aus ihr lernen. Für die Analyse helfen unter anderem diese Fragen: 

  • Was genau sind Ihre Probleme beim Thema Bilddatenmanagement? 
  • Wo verlieren Sie wirklich Zeit? 
  • Welche Personen sind an welcher Stelle beteiligt? 
  • Welche Speicherorte existieren aktuell? 
  • Welche Sonderfälle treten regelmäßig auf? 
  • Und was brauchen Sie, um endlich wieder effizient zu arbeiten? 

Nehmen Sie das Thema Datenstruktur bewusst in Ihre regelmäßigen Meetings auf. Ob wöchentlich oder monatlich: Wichtig ist, dass es einen festen Raum für Fragen, Erfahrungen und Sonderfälle gibt. Sinnvoll sind auch Peer-Checks im Team. Schauen Sie sich im kleinen Rahmen gegenseitig Ablagen an, geben Sie Hinweise und unterstützen Sie Kolleg:innen, die bei der Umsetzung noch unsicher sind. 

Wie können wir Ihnen helfen? 

Six Offene Systeme entwickelt mit SixOMC ein Digital Asset Management System für Unternehmen in der DACH-Region, die große Mengen an Medien und Inhalten zuverlässig organisieren müssen. Seit über 35 Jahren baut Six Offene Systeme  Software, die individuell auf die Bedürfnisse der Kunden zugeschnitten ist und die sich nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren lässt. Uns geht es darum, gemeinsam mit Ihnen eine Lösung zu schaffen, die zu Ihren Abläufen passt und im Alltag funktioniert. Wir begleiten Sie eng — von der Beratung über die Einführung bis zur Weiterentwicklung Ihres Systems. Persönlich und verbindlich.

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