Datenschutzerklärung der Six Offene Systeme GmbH für die SixOMC WebCenter App

1. Gegenstand der App

Die WebCenter App ist eine Desktop-Anwendung für macOS und Windows, die den vollständigen Funktionsumfang des SixOMC WebCenters (Web-Client des Digital-Asset-Management-Systems SixOMC) bereitstellt.

Über den regulären WebCenter-Funktionsumfang hinaus (Anmeldung, Suche, Ansicht und Verwaltung digitaler Medieninhalte, Auftrags- und Freigabeprozesse) bietet die WebCenter App zusätzliche, lokale Funktionen für Nutzer, die direkten Zugriff auf den SixOMC-Fileserver ihres Unternehmens haben (z. B. über ein im Betriebssystem eingebundenes/gemountetes Netzlaufwerk):

  • Datei öffnen / natives Drag & Drop: Original-Asset-Dateien aus dem SixOMC-Filesystem können direkt in lokalen Anwendungen geöffnet oder per Drag & Drop platziert werden, ohne Umweg über Down- und Upload.
  • Direkter Zugang: Auf Wunsch der Nutzer legt die App im lokalen Benutzerordner Verknüpfungen/Aliase zu den Auftragsgruppen und Referenzen ausgewählter Aufträge an, sodass diese direkt im Finder/Explorer zugänglich sind.
  • Waisensuche: Dateien, die direkt im Filesystem hinzugefügt wurden (statt über SixOMC hochgeladen), werden erkannt und mit einem Datensatz in SixOMC verknüpft, um die Datenkonsistenz zu wahren.
  • Quellpfade anzeigen: Anzeige des Speicherorts eines Assets im SixOMC-Filesystem.

Für die Nutzung der WebCenter App ist eine gültige SixOMC-Lizenz sowie eine bestehende https-Verbindung zur WebCenter-Instanz des Betreibers erforderlich.

2. Verantwortlicher

Six Offene Systeme GmbH
Am Wallgraben 99, 70565 Stuttgart
Telefon: +49 (0) 711 99091-0
info@six.de

Datenschutzbeauftragter:

RA Ulf Neumann, LL.M.
Lederstraße 134
72764 Reutlingen

info@neumann.law

Hinweis: Betreiber einer SixOMC-Instanz (Kunden von Six Offene Systeme GmbH) sind im Verhältnis zu ihren eigenen Mitarbeitenden und Nutzern regelmäßig selbst datenschutzrechtlich Verantwortliche für die Nutzung der WebCenter App im Rahmen ihrer Systeminfrastruktur. Diese Erklärung beschreibt die Datenverarbeitung durch die WebCenter App als Software; Betreiber müssen ihre eigene Datenschutzerklärung entsprechend ergänzen (siehe auch interne Informationsseite „Datenerfassung in SixOMC – Information für Betreiber").

3. Verarbeitete Daten

a) Zugangsdaten
Benutzername sowie verschlüsseltes Passwort bzw. Anmeldedaten im Rahmen einer Single-Sign-On-/LDAP-Anbindung.

b) Nutzungs- und Protokolldaten
Zeitpunkt von Login und Logout pro Benutzer und Session, verwendete Lizenz, User-Agent, IP-Adresse von Server und Client sowie die wichtigsten pro Session ausgeführten Aktionen (z. B. Upload, Download, Freigabe, Anlegen/Verriegeln/Archivieren von Aufträgen) mit Zeitstempel. Umfang und Speicherdauer entsprechen der Datenerfassung im WebCenter/SixOMC allgemein.

c) Inhaltsdaten
Medien und zugehörige Metadaten, die im DAM-System verwaltet werden, einschließlich Nachweisen darüber, wer eine Datei hochgeladen, heruntergeladen, freigegeben oder bearbeitet hat.

d) Dateisystem-Zugriffsdaten (App-spezifisch)
Anders als der Browser-Client kann die WebCenter App bei entsprechend eingerichtetem Systemzugriff (gemountete Server-Verzeichnisse) direkt auf Original-Asset-Dateien im SixOMC-Filesystem zugreifen und diese öffnen, platzieren oder verknüpfen. Dabei werden lokal auf dem Endgerät des Nutzers verarbeitet bzw. gespeichert:

  • lokale Verknüpfungen/Aliase (keine Dateikopien) zu Server-Verzeichnissen im Rahmen der Funktion „Direkter Zugang", angelegt im Anwendungsordner der App (z. B. AppData\Local\SixOMC\WebCenter App unter Windows bzw. ~/Library/Application Support/SixOMC WebCenter App unter macOS); diese werden beim Schließen des Auftrags-Tabs, Abmelden oder Schließen der App wieder entfernt;
  • App-Konfigurationsdaten (u. a. die hinterlegte WebCenter-URL, Anwendungseinstellungen, lokaler Cache) im Anwendungsordner der App.

Ein dauerhaftes Kopieren von Asset-Inhalten auf das Endgerät findet durch diese Funktionen nicht statt; die App verweist auf die Originaldateien im Filesystem des Betreibers bzw. öffnet diese direkt.

e) Support-Daten
Freiwillig mitgeteilte Kontaktinformationen im Rahmen von Support-Anfragen.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

  • Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Bereitstellung der App-Funktionen inklusive des lokalen Dateisystemzugriffs, für den sich Nutzer aktiv entscheiden bzw. der durch den Betreiber freigeschaltet wird.
  • Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Betrieb, Sicherheit, Fehleranalyse und Weiterentwicklung der App, einschließlich Nachweis von Uploads, Zugriffen und Systemnutzung sowie Wahrung der Datenkonsistenz durch die Waisensuche.
  • Einwilligung/Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. a, b DSGVO): Bearbeitung von Support-Anfragen.

5. Speicherung, Hosting und lokale Datenverarbeitung

Die serverseitige Verarbeitung (Zugangsdaten, Nutzungs-/Protokolldaten, Inhaltsdaten) erfolgt ausschließlich im Rahmen der kundeneigenen Systeminfrastruktur des jeweiligen SixOMC-Betreibers. Six Offene Systeme GmbH hat ohne bestehenden Support-/Wartungsvertrag keinen direkten Zugriff auf diese Daten.

Die unter Ziffer 3 d) genannten lokalen Daten (Verknüpfungen/Aliase, App-Konfiguration, Cache) verbleiben ausschließlich auf dem Endgerät des Nutzers im Anwendungsordner der WebCenter App und werden nicht an Six Offene Systeme GmbH übermittelt. Bei vollständiger Deinstallation der App sollte neben dem Programmordner auch dieser lokale Anwendungsordner entfernt werden.

Diagnosedaten werden für den Zeitraum der technischen Notwendigkeit gespeichert.

6. Technisch notwendige Cookies

Die in die WebCenter App eingebettete WebCenter-Oberfläche verwendet technische Cookies, die ausschließlich Komfortfunktionen dienen (z. B. das Merken von Baumzuständen). Diese Cookies sind gemäß § 25 Abs. 2 TDDDG technisch notwendig und daher nicht einwilligungspflichtig. Werden sie browserseitig bzw. anwendungsseitig abgelehnt, funktioniert die App uneingeschränkt, lediglich einzelne Komfortfunktionen stehen dann nicht zur Verfügung.

7. Weitergabe an Dritte

Eine Weitergabe der verarbeiteten Daten erfolgt nur, soweit dies für den Betrieb erforderlich ist, im Rahmen einer vom Kunden veranlassten Integration erfolgt oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Eingesetzte Auftragsverarbeiter handeln auf Grundlage von Art. 28 DSGVO.

8. Datenübermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung der verarbeiteten Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt.

9. Rechte der betroffenen Personen

Nutzerinnen und Nutzer haben nach der DSGVO folgende Rechte:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch gegen Datenverarbeitung (Art. 21 DSGVO)
  • Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Anfragen zu diesen Rechten können an den datenschutzrechtlich verantwortlichen Kunden der Six Offene Systeme GmbH gerichtet werden.

10. Sicherheitsmaßnahmen

Zum Schutz der verarbeiteten Daten kommen unter anderem folgende Maßnahmen zum Einsatz: verpflichtende TLS-verschlüsselte (https) Verbindung zwischen App und WebCenter, rollenbasierte Zugriffskontrolle, sichere Authentifizierung sowie regelmäßige Sicherheitsupdates der Anwendung.

11. Änderungen dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung kann bei technischen oder rechtlichen Änderungen angepasst werden. Die jeweils aktuelle Fassung ist über die üblichen Kommunikationskanäle bzw. unter www.six.de abrufbar.