Was ist Digital Asset Management (DAM)?
Mit Digital Asset Management werden Bilder, Videos und andere Mediendateien effizient und zentral mit einer einzigen Software verwaltet.
Dadurch wird es Unternehmen und ihren Marketingteams leicht gemacht, Inhalte kreativ UND optimal strukturiert zu speichern und zu nutzen. Wenn digitale Inhalte in einem Unternehmen möglichst reibungslos zirkulieren sollen, ist ein sogenanntes DAM-System also das Mittel der Wahl.
Was ist ein Digital Asset?
Jede Mediendatei kann zu einem digitalen Asset werden. Je komplexer das Asset, desto größer sind die Ansprüche an das Digital Asset Management. Gerade Bild- und Videodateien profitieren enorm von DAM-Systemen, denn große Teams können so ihre Workflows besser planen und Nutzungsrechte gestuft festlegen.
Beispiele für digitale Assets
Hier finden Sie die häufigsten digitalen Assets auf einen Blick. Mit den meisten dieser Dateien haben Sie bestimmt auch schon zu tun gehabt.
Mit Digital Asset Management beschreiten Sie einen neuen Weg, um all diese Dateiformate gemeinsam zu organisieren.
- Bildformate
- Videoformate
- Präsentationsformate
- Tabellenformate
- Textdokumente
Welche Vorteile hat ein DAM-System?
Zeitgemäße Marketingstrategien erfordern eine gleichzeitige Präsenz auf vielen Kanälen. Dadurch steigt die Anzahl digitaler Assets im Omnichannel-Marketing immer weiter an. Nichts ist leichter, als hier den Überblick zu verlieren.
Ohne eine standardisierte Lösung passiert meist folgendes: Jeder speichert Dateien auf seine eigene Weise. Das Ergebnis sind vielfältige Duplikate und Lücken im Workflow.
Hier kommt das Riesenrad aus obigem Foto ins Spiel. Stellen Sie sich vor, die Assets wären die Fahrgäste. Sie bleiben immer in Bewegung, doch kehren auch regelmäßig zum Anfangspunkt zurück. In einem DAM-System gehen keine Files mehr verloren, sondern können im Team reibungslos bearbeitet und zum richtigen Zeitpunkt genutzt werden.
Ein DAM-System schützt also vor also Datenchaos, da alle Assets an einem einheitlichen Ort gespeichert und mit sogenannten Metadaten versehen werden. Sie können von dort über eine globale Suche gefunden und angesteuert werden. Assets können auch mit bestimmten Schlüsselbegriffen (Tags, Keywords) verknüpft werden, sodass schnell Themencluster aufgebaut werden, die leicht identifizierbar sind.
Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass multiple Versionen ein und derselben Datei mit DAM der Vergangenheit angehören. Sie brauchen keine verwirrenden Datumsangaben im Dateinamen wie "030221_Konzept_V2_korrUM" mehr, sondern sehen direkt den neuesten Stand: nämlich wer aus Ihrem Team zuletzt am Asset gearbeitet hat und sogar was genau geändert wurde.
Weitere Vorteile von Digital Asset Management
- Einheitliches Brand Management – Ein DAM trägt wesentlich dazu bei, dass gebrandete Inhalte konsistent bleiben und von verschiedenen Teams zielgerichtet eingesetzt werden können.
- Mehr Flexibilität – Wenn Teammitglieder krank werden, nehmen diese ihr Wissen nicht mit nach hause, sondern der letzte Stand ist im DAM einsehbar. So können Ausfälle und Unwägbarkeiten leichter kompensiert werden.
Beispiel Content-Erstellung: So funktioniert ein DAM-System
Ein Digital Asset Management System begleitet Ihre Assets von der Entstehung bis zur Archivierung. Hier finden Sie am Beispiel von Content Assets vier wesentliche Schritte, bei denen ein DAM zum Zug kommt.
1. Kreativer Prozess
Für ihre kreative Arbeit benutzen Content Creators meist ganz unterschiedliche Tools, ganz nach ihren Vorlieben und Aufgaben. Der Content, z. B. von Grafikern erstellte Bildentwürfe, werden ins DAM importiert, sodass sie zentral zur Verfügung stehen und anschließend für andere Tools, Portale etc. genutzt und verteilt werden können. So behält das Team den Überblick und die Content Ersteller ihre Freiheit.
2. Asset-Verwaltung
Im Regelfall werden Assets erstellt, geprüft und dann abgenommen. Ein DAM kann diesen Prozess unterstützen, zum Beispiel mittels Workflows für Bildauswahlprozesse oder Korrektur-Workflows. Ausgekügelte Systeme ermöglichen eine granulare Vergabe von Berechtigungen und das übersichtliche Management von Lizenzrechten. So wird effektiv verhindert, dass ungeprüfte oder nicht freigegebene Assets, wie etwa nicht lizenzierte Bilder, ihren Weg nach draußen finden. Auch die Qualitätskontrolle innerhalb des Teams wird so erheblich vereinfacht und standardisiert.
3. Asset-Distribution
Sobald ein Asset final ist, stellt sich die Frage der Distribution, also wann und wie es im Marketingprozess eingesetzt wird. Ein DAM beantwortet dies mit einem zentralen Hub, über den alle Assets intern und extern geteilt werden können.
Hier kommen in der Regel Schnittstellen (API) ins Spiel. So kann ein DAM beispielsweise mit dem Online-Shop oder dem Webseiten-Backend kommunizieren, sodass fertige Content-Assets direkt auf der Unternehmenswebsite veröffentlicht werden können. Lästiges Copy-Paste, Formatierungsprobleme und andere technische Hürden fallen damit komplett weg und machen das Publishing neuer Inhalte wesentlich schneller.
4. Asset-Archivierung
Oft unterschätzt, aber besonders wichtig: ein DAM ermöglicht es auch, Dateien sicher und transparent zu archivieren und versionieren. So ist sichergestellt, dass alle Teams immer mit den aktuellsten Assets arbeiten und keine veralteten Materialien genutzt werden können.
Gibt es einen Unterschied zwischen DAM und MAM?
Beide Begriffe werden heute meist synonym verwendet. Digital-Asset-Management-Systeme wurden anfänglich vor allem für die Verwaltung audiovisueller Inhalte genutzt, etwa bei der Film-, Fernseh- und Videoproduktion. Diese Herkunft trägt das Media Asset Management noch im Namen. Heute kommt derartige Software aber für unterschiedlichste Assets zum Einsatz. Daher hat sich mittlerweile der globale Begriff des Media Asset Management etabliert und Digital Asset Management findet hauptsächlich bei Bilddatenbanken Verwendung.
Fazit – Investition in Digital Asset Management lohnt sich
Digitale Assets sind DER Grundbaustein für erfolgreiches Marketing. Ohne ein einheitliches Digital Asset Management sind Unternehmen oft gezwungen, einen Flickenteppich an Lösungen zu nutzen. Das Ergebnis ist immer dasselbe: ein inkonsistenter Auftritt, den sich eigentlich keine Marketingabteilung leisten kann.
Eine kluge DAM-Integration ist ein großer Meilenstein, besonders für viele kleine und mittlere Unternehmen. Gerade in Zeiten, wo Homeoffice und ortsunabhängiges Arbeiten immer wichtiger werden, ist die Nutzung eines browserbasierten DAMs als zentrale Datenbasis jedoch nahezu unverzichtbar.
Am besten ist es, in Ruhe die Features verschiedener DAM-Anbieter zu vergleichen und die individuellen Bedürfnisse zu ermitteln. Die Verwaltung digitaler Assets muss zudem nicht teuer sein. Inzwischen gibt es zahlreiche Anbieter, die Start-Pakete oder kostenlose Demos anbieten. So können Sie das Digital Asset Management in Ruhe kennenlernen und sich am Ende für die passende Lösung entscheiden.
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