Diese 9 Fragen sollten Sie sich vor der Einführung von Digital Asset Management stellen
Die Entscheidung für ein Digital Asset Management System (DAM) bedeutet Veränderung. Workflows, Verantwortlichkeiten und oft auch die Zusammenarbeit zwischen Teams sind betroffen. IT-Profis mag die Suche nach einem geeigneten Tool leichtfallen. Marketiers stehen dagegen vor einer enormen Herausforderung, die oft noch zum normalen Workload dazukommt. Die Unsicherheit wächst, weil die Entscheidung weitreichend ist und Kauf-Kriterien nicht immer klar auf der Hand liegen. Vielleicht müssen Sie sogar erst klären, was ein DAM grundsätzlich ist und was es leistet? Bei der Auswahl eines Tools hilft Ihnen diese Checkliste, die richtigen Fragen zu stellen!
1. Welche Probleme habe ich beim Bilddatenmanagement?
Bevor Sie Systeme vergleichen, klären Sie Ihre Schmerzpunkte. Wo verliert Ihr Team Zeit? Wo entstehen Fehler? Welche Aufgaben bleiben liegen? Erst wenn diese Punkte klar sind, lassen sich benötigte Features genauer bestimmen. Nutzen Sie Team-Workshops, um ein gemeinsames Bild zu entwickeln. Mit unserem 3-Minuten-Test erhalten Sie einen schnellen Überblick, wo Sie beim Thema Bilddatenmanagement stehen.
2. Wie kann ein DAM meine Probleme lösen?
Machen Sie sich bewusst, wie ein DAM Ihren Alltag verbessern soll. Geht es um schnellere Abläufe? Um klare Freigaben und Zugriffsrechte? Um die Aktualität von Daten? Formulieren Sie diese Erwartungen präzise. Prüfen Sie konsequent, ob potenzielle Systeme diese Anforderungen abbilden.
3. Wer nutzt das DAM – und wer darf was?
Definieren Sie klar, welche Gruppen das DAM benötigen. Marketing-Team, Vertrieb oder externe Partner haben unterschiedliche Anforderungen. Prüfen Sie, wer welche Dateien sehen darf und wer Assets bearbeiten oder freigeben soll. Ein gutes DAM vergibt eindeutige Regeln und bietet ein verlässliches Rechtemanagement.
4. Ist Ihr Team an Bord?
Ein DAM verändert Gewohnheiten. Das kann Widerstand erzeugen. Holen Sie Ihr Team früh ab und erklären Sie den Nutzen des neuen Systems. Sammeln Sie während des Auswahlprozesses regelmäßig Feedback. Achten Sie darauf, wie leicht das System erlernbar ist. Ein gutes Onboarding erleichtert den Start erheblich.
5. Wo liegen meine Daten?
Klären Sie, ob eine Cloud- oder On Premise-Lösung sinnvoll ist. Eine Cloud nimmt Ihnen Betrieb und Updates ab. Eine lokale Installation gibt maximale Kontrolle über Ihre Daten. Entscheidend für Ihre Auswahl sind Datenmengen und Sicherheitsanforderungen. Prüfen Sie die Aussagen des Anbieters zu Hosting und Skalierung sorgfältig.
6. Lässt sich das DAM sauber integrieren?
Ein DAM entfaltet seinen Nutzen erst im Zusammenspiel mit Ihrer IT-Landschaft. Prüfen Sie Schnittstellen zu CMS, PIM oder ERP. Achten Sie auf kompatible Dateiformate. Stellen Sie sicher, dass lokale Speicherorte überflüssig werden. Plugins für Grafikprogramme können im Arbeitsalltag deutlich Aufwand reduzieren.
7. Wie hoch sind die Gesamtkosten?
Lizenzen sind nur ein Teil der Investition. Einführung, Schulung und spätere Anpassungen gehören ebenso dazu. Fragen Sie nach Supportkosten und Updatezyklen. Bitten Sie um eine transparente Kalkulation. So erkennen Sie früh, ob das DAM langfristig in Ihr Budget passt.
8. Welche Erfahrung hat der Anbieter?
Referenzen zeigen, ob ein Hersteller liefert, was er verspricht. Prüfen Sie Case Studies und Kundenstimmen. Schauen Sie auf Branchen, in denen der Anbieter bereits arbeitet. So wird erkennbar, ob das Team Ihre Anforderungen versteht und bereits ähnliche Herausforderungen gelöst hat.
9. Wie zuverlässig ist der Support?
Ein DAM entfaltet seinen Wert nur bei verlässlicher Betreuung. Klären Sie, ob Sie feste Ansprechpersonen erhalten. Fragen Sie nach Reaktionszeiten und Supportabläufen. Prüfen Sie, wie das Onboarding gestaltet ist. Ein zuverlässiger Partner begleitet Sie über den gesamten Nutzungszyklus.
Wie können wir Ihnen helfen?
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